Datos Generales
Instancia Gubernamental
Tipo de servidor publico
No titular
Tipo de responsable del gasto
Comisión sin gasto para el sujeto obligado
Ejercicio
2018
Periodo que se reporta
mayo
Tipo de viaje
Nacional
Número de personas acompañantes
0
Importe ejercido por el total de acompañantes
0.00
Datos de la comisión
País de origen
México
Estado de origen
Quintana Roo
Ciudad de origen
Chetumal
Municipio de origen
Othón P. Blanco
País de destino
México
Estado de destino
Ciudad de destino
Playa del Carmen, Quintana Roo
Motivo del encargo o comisión
Reunion de trabajo para la revisión de procedimientos de los porgramas de becas en el campus Playa del Carmen (uqroo).
Fecha de salida
Fecha de regreso
Datos de la partida
Gasto total en pasaje (aéreo + terrestre)
0.00
Hospedaje
1400.00
Viáticos comprobados
5540.37
Importe ejercido por partida de viáticos
5540.37
Viáticos en el país
En caso de que se haya seleccionado la partida 3751 VIÁTICOS EN EL PAÍS, proporcione los siguientes datos:
Alimentación
4139.00
Arrendamiento de Vehículos
0.00
Recurso económico
Estatal
Importe total erogado con motivo del encargo o comisión
5540.37
Importe total no erogado
64.63
Reportes
Actividades realizadas
Reunión de trabajo con la Jefa del Departamento de Becas y Prácticas Escolares de la Unidad Académica Chetumal y su personal; conjuntamente con los Jefes de Departamento de Servicios Estudiantiles y Gestión de las Unidades Académicas de Playa del Carmen, Cozumel y Cancún, y su personal, para revisar el procedimiento de recepción de documentación hasta la selección de beneficiados, en las convocatorias de los programas de Becas Manutención Q.R., Becas Universitarias y Becas Congreso del Estado.
Se describió el marco normativo y los mecanismos de transparencia del ámbito federal y estatal del programa. Posteriormente, se presentaron y analizaron las acciones principales por etapas del procedimiento, desde la fase de planeación, recepción de becas, validación, selección, entrega de tarjetas, seguimiento de becados, hasta el cierre de ciclo escolar de operación, especificando el(los) mes(es) de operación, y las áreas que participan y/o ejecutan cada acción.
Reunión de trabajo con la Jefa del Departamento de Control Escolar de la Unidad Académica Chetumal; conjuntamente con los Jefes de Departamento de Servicios Estudiantiles y Gestión de las Unidades Académicas de Playa del Carmen, Cozumel y Cancún, y su personal; para revisar los procedimientos de control escolar y problemas de atención especial; procedimientos para poder tramitar las cédulas profesionales a partir de junio de 2018; el proceso de admisión al ciclo otoño 2018 y unificar fechas para realizar la ceremonia de graduación 2018.
Se describió el marco normativo y los mecanismos de transparencia del ámbito federal y estatal del programa. Posteriormente, se presentaron y analizaron las acciones principales por etapas del procedimiento, desde la fase de planeación, recepción de becas, validación, selección, entrega de tarjetas, seguimiento de becados, hasta el cierre de ciclo escolar de operación, especificando el(los) mes(es) de operación, y las áreas que participan y/o ejecutan cada acción.
Reunión de trabajo con la Jefa del Departamento de Control Escolar de la Unidad Académica Chetumal; conjuntamente con los Jefes de Departamento de Servicios Estudiantiles y Gestión de las Unidades Académicas de Playa del Carmen, Cozumel y Cancún, y su personal; para revisar los procedimientos de control escolar y problemas de atención especial; procedimientos para poder tramitar las cédulas profesionales a partir de junio de 2018; el proceso de admisión al ciclo otoño 2018 y unificar fechas para realizar la ceremonia de graduación 2018.
Resultados obtenidos
La DGAE analizará la propuesta de unificar la fecha de aplicación de examen de CENEVAL II para los alumnos de nuevo ingreso, proponiendo como fecha el 29 de junio 2019. Así mismo se propone una fecha fija.
La DGAE a través del Depto. de Control Escolar analizará la propuesta de contar con la convocatoria y calendario escolar en el mes de mayo de cada año.
La DGAE a través del Depto. de Control Escolar presentará a las unidades académicas el proceso piloto de inscripción automática que se está probando en la unidad académica Chetumal.
La DGAE trabajara en coordinación con las Divisiones Académicas para promover el cumplimiento de las actividades relacionadas con la programación académica en apego a las fechas establecidas en el calendario escolar aprobado por H.C.U.
La DGAE analizará el proceso de asignación a la matrícula de nuevo ingreso, enfocado al número de veces que el alumno pueda inscribirse.
La DGAE a través del Depto. de Control Escolar enviará formato de convenio para aquellos alumnos que no han cumplido con la fecha límite de pago de colegiatura.
Se establecerá una comunicación más estrecha en donde el área de titulación, se les dará a conocer a las Unidades Académicas cuando exista una situación de contingencia que afecte el proceso de entrega de Títulos y Cédulas profesionales. (Fecha probable de entrega en los cortes que se envíen de entrega de documentos).
El Depto. de Control Escolar de la Unidad Académica Chetumal hará llegar a las Unidades Académicas el Aviso de Privacidad para su aplicación e implementación en cada una de ellas.
La DGAE y el Depto. de Control Escolar de la Unidad Académica Chetumal analizarán en Coordinación con las Divisiones el Art. 46 que se refiere a la carga mínima de materias por semestre.
La DGAE a través del Depto. de Control Escolar analizará la propuesta de contar con la convocatoria y calendario escolar en el mes de mayo de cada año.
La DGAE a través del Depto. de Control Escolar presentará a las unidades académicas el proceso piloto de inscripción automática que se está probando en la unidad académica Chetumal.
La DGAE trabajara en coordinación con las Divisiones Académicas para promover el cumplimiento de las actividades relacionadas con la programación académica en apego a las fechas establecidas en el calendario escolar aprobado por H.C.U.
La DGAE analizará el proceso de asignación a la matrícula de nuevo ingreso, enfocado al número de veces que el alumno pueda inscribirse.
La DGAE a través del Depto. de Control Escolar enviará formato de convenio para aquellos alumnos que no han cumplido con la fecha límite de pago de colegiatura.
Se establecerá una comunicación más estrecha en donde el área de titulación, se les dará a conocer a las Unidades Académicas cuando exista una situación de contingencia que afecte el proceso de entrega de Títulos y Cédulas profesionales. (Fecha probable de entrega en los cortes que se envíen de entrega de documentos).
El Depto. de Control Escolar de la Unidad Académica Chetumal hará llegar a las Unidades Académicas el Aviso de Privacidad para su aplicación e implementación en cada una de ellas.
La DGAE y el Depto. de Control Escolar de la Unidad Académica Chetumal analizarán en Coordinación con las Divisiones el Art. 46 que se refiere a la carga mínima de materias por semestre.
Contribuciones
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares propondrá a la Dirección de Becas de la SEQ, sea el canal para gestionar ante la Coordinación Nacional de Becas de Educación Superior (CNBES) la creación de un reporte en formato de Excel o Cvs, para corroborar la información cargada en el SUBES sobre la validación (Reporte de Validación de Solicitudes, por convocatoria que señale la validación por IPES, y la incorporación de nuevos campos en el reporte ya existente de ficha escolar (promedio del periodo, promedio general y regular). Ambos reportes permitirán que las IPES confronten la información cargada en ambos sistemas.
Para notificar las incidencias por Baja Temporal de los alumnos becados, en el Sistema Estatal de Manutención-Q.R., será necesario investigar, ya sea a través del tutor académico o el alumno mismo, el motivo de la baja temporal. Los mecanismos a llevar a cabo para tal fin serán los siguientes:
Los estudiantes que soliciten la Baja Temporal al Departamento de Control Escolar, deberán de incluir una Constancia de No Beca emitida por el área de becas de la unidad académica de adscripción. Para la emisión de la Constancia de No Beca, el Departamento de Becas y Prácticas Escolares en coordinación con los homólogos diseñarán un formato, que permita identificar los motivos de la baja temporal y hacer de conocimiento al alumno las consecuencias de dicha baja.
Para los estudiantes que incurren en Baja Temporal por sistema y los no inscritos en el periodo de primavera pero activos; el área de becas de la unidad académica de adscripción, tras las debidas indagaciones, notificará al alumno que debido a que no se encuentra evidencia de su inscripción del periodo, será dado de baja en cumplimiento a las Reglas de Operación vigentes del programa. El tiempo máximo para dar de baja a un estudiante, después de haber identificado su estatus de baja temporal por sistema o activo no inscrito, será de 2 meses.
Establecer una comunicación efectiva entre las cuatro Unidades Académicas, lo cual permita unificar los procesos de los servicios que se otorgan a la comunidad universitaria
Los homólogos de las unidades académicas se comprometen a incentivar la participación de los estudiantes aspirantes de la convocatoria de Manutención-Q.R., en el llenado de la Encuesta de calidad sobre la recepción de documentos, ya que la información capturada será el insumo para elaborar el reporte de medición de satisfacción del proceso en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad.
Los homólogos de las unidades académicas se comprometen a incentivar la participación de los estudiantes en el llenado de la Encuesta de no participación en la convocatoria, propuesta realizada por la Secretaría General al H. Comité Técnico de Manutención-Q.R. el 18 de abril del 2018 en la II Sesión Extraordinaria, ya que la información capturada será el insumo para elaborar un informe a nivel institucional y por unidad académica sobre los motivos por los cuales no participan en la convocatoria.
El Departamento de Control Escolar se compromete incluir dentro de los requisitos y documentos para solicitar la Baja Temporal, una Constancia de No Beca emitida por el área de becas de la unidad académica de adscripción. La actualización de este procedimiento se verá reflejando en la página de la universidad, el sistema institucional de gestión de la calidad, y la información proporcionada por el personal responsable en el área.
Para notificar las incidencias por Baja Temporal de los alumnos becados, en el Sistema Estatal de Manutención-Q.R., será necesario investigar, ya sea a través del tutor académico o el alumno mismo, el motivo de la baja temporal. Los mecanismos a llevar a cabo para tal fin serán los siguientes:
Los estudiantes que soliciten la Baja Temporal al Departamento de Control Escolar, deberán de incluir una Constancia de No Beca emitida por el área de becas de la unidad académica de adscripción. Para la emisión de la Constancia de No Beca, el Departamento de Becas y Prácticas Escolares en coordinación con los homólogos diseñarán un formato, que permita identificar los motivos de la baja temporal y hacer de conocimiento al alumno las consecuencias de dicha baja.
Para los estudiantes que incurren en Baja Temporal por sistema y los no inscritos en el periodo de primavera pero activos; el área de becas de la unidad académica de adscripción, tras las debidas indagaciones, notificará al alumno que debido a que no se encuentra evidencia de su inscripción del periodo, será dado de baja en cumplimiento a las Reglas de Operación vigentes del programa. El tiempo máximo para dar de baja a un estudiante, después de haber identificado su estatus de baja temporal por sistema o activo no inscrito, será de 2 meses.
Establecer una comunicación efectiva entre las cuatro Unidades Académicas, lo cual permita unificar los procesos de los servicios que se otorgan a la comunidad universitaria
Los homólogos de las unidades académicas se comprometen a incentivar la participación de los estudiantes aspirantes de la convocatoria de Manutención-Q.R., en el llenado de la Encuesta de calidad sobre la recepción de documentos, ya que la información capturada será el insumo para elaborar el reporte de medición de satisfacción del proceso en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad.
Los homólogos de las unidades académicas se comprometen a incentivar la participación de los estudiantes en el llenado de la Encuesta de no participación en la convocatoria, propuesta realizada por la Secretaría General al H. Comité Técnico de Manutención-Q.R. el 18 de abril del 2018 en la II Sesión Extraordinaria, ya que la información capturada será el insumo para elaborar un informe a nivel institucional y por unidad académica sobre los motivos por los cuales no participan en la convocatoria.
El Departamento de Control Escolar se compromete incluir dentro de los requisitos y documentos para solicitar la Baja Temporal, una Constancia de No Beca emitida por el área de becas de la unidad académica de adscripción. La actualización de este procedimiento se verá reflejando en la página de la universidad, el sistema institucional de gestión de la calidad, y la información proporcionada por el personal responsable en el área.
Conclusiones
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares, enviará nuevamente a las unidades académicas, el formato que se sugiere seguir para integrar el informe de cierre a más tardar el 24 de mayo de 2018. Los homólogos de las unidades académicas Playa del Carmen y Cozumel enviarán el informe de cierre a más tardar el 28 de mayo del 2018.
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares mencionará en la próxima reunión del H. Comité Técnico de Manutención-Q.R., la necesidad de que se lleve a cabo la reunión entre los integrantes del comité, donde se homologuen los criterios que no están especificados en reglas de operación, ni en convocatoria, como, por ejemplo:
El cálculo del ingreso neto en los recibos de nómina.
El número de materias reprobadas máximas a considerarse en los estudiantes irregulares del 2do al 4to semestre.
La petición formal se realizará mediante un oficio, dirigido a la Dirección de Becas de la SEQ.
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares mencionará en la próxima reunión del H. Comité Técnico de Manutención-Q.R., la necesidad de realizar adecuaciones al Sistema Estatal de Manutención-Q.R., para incorporar los documentos no considerados para carga individual en el apartado de Adjuntos, de acuerdo a la última convocatoria operada (extraordinaria), como son: comprobante de prospera, constancia de pertenencia a comunidad indígena y la Constancia de no licenciatura. Sobre este último documento, se propondrá a la Dirección de Becas de SEQ, sea automatizada su generación a través del Sistema Estatal de Manutención-Q.R., así como se genera la carta protesta.
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares propondrá a la Dirección de Becas de los Servicios Educativos de Quintana Roo, que la próxima reunión de confronta del proceso de selección 2018-2019 se lleve a cabo en la zona norte de Quintana Roo.
Los homólogos de las unidades académicas se comprometen a enviar la información de los alumnos becados solicitada por el Departamento de Becas y Prácticas Escolares, en los tiempos y formato(s) requeridos, ya que será empleada como insumo estadístico para los reportes de solicitados por la Dirección General de Planeación, Armonización Contable, la Unidad de Transparencia, la Secretaría de Educación del Estado de Quintana Roo, entre otras instancias.
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares se compromete a compartir la información de los alumnos becados con los homólogos de las unidades académicas de los ciclos anteriores al vigente a través de la página de la universidad (sección de becas), sección de indicadores de la ficha de proceso de becas en el SICG y One Drive. La información del ciclo escolar vigente a través del One Drive.
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares diseñará una encuesta de medición de impacto de la Beca Congreso, con la finalidad de establecer una encuesta de medición de satisfacción y desempeño de este programa de becas. Esta encuesta será llenada en digital (Google forms) y se aplicará previo al último pago de la beca. La información capturada de esta encuesta será el insumo para elaborar el reporte de medición de satisfacción del proceso en el Sistema de Gestión de la Calidad de la universidad.
Para incentivar la participación en las Becas de Titulación de las unidades académicas, el Departamento de Becas y Prácticas Escolares se compromete a verificar con el Área de Titulaciones, la manera que aplicaría la integración del comprobante de pago de Derechos de Titulación para la asignación de la fecha de titulación, en el caso de que el egresado sea candidato y obtenga la beca de titulación del congreso.
Para el Servicio Becario, se acuerda dar prioridad de asignación al Departamento de Becas y Prácticas Escolares y los Departamentos de Gestión y Servicios Estudiantiles de las unidades académicas, con la finalidad de reforzar las actividades de dichos departamentos y aligerar la carga laboral actual. La DGAE presentará propuesta de fechas de Graduación de las unidades Académicas Playa del Carmen, Cozumel y Chetumal, con anticipación para tener una mejor logística del evento.
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares se compromete a enviar a los homólogos de las Unidades Académicas el Convenio de Becas de Congreso, el Anexo del convenio y la Ratificación del convenio 2018, a más tardar el 28 de Mayo del 2018.
Con los documentos enviados del convenio, anexo y ratificación, los homólogos de las unidades académicas se comprometen a desarrollar una propuesta de convocatoria de Becas Congreso 2019, para elaborar en coordinación del Departamento de Becas y Prácticas Escolares la propuesta de modificación del convenio de congreso y su anexo correspondiente, para el 2019. Esta propuesta de convocatoria, será enviada a más tardar en la segunda semana de noviembre.
Para agilizar el pago de la beca como lo solicita la normatividad fiscal vigente a través de transferencia bancaria, se acuerda incluir en la próxima convocatoria (2019) a nivel de requisito y documento información bancaria de cuenta y CLABE. Se analizará la pertinencia de diseñar un formato que acompañe la copia de comprobante de datos bancarios, o en su caso incluirlo en el formato de solicitud de la beca, con la finalidad de obtener los datos bancarios en forma ordenada y completa.
La DGAE a través del Depto. Control Escolar se hará entrega de los sellos a las Unidades académicas Cozumel, Cancún y Playa del Carmen con la finalidad de llevar acabo los procesos de las firmas de las actas de examen de titulación para apoyar a los procesos de cada unidad.
Se acordó que cada una de las Unidades Académicas trabajará con su proceso antecesor y sucesor con el fin de tomar en cuenta el impacto de cada uno, especialmente cuando estos involucren tiempos de envío entre unidades académicas.
Se acordó tener reuniones cada tres meses con las unidades académicas con el fin de mantener una comunicación efectiva y actualizada.
Las Unidades Academias acordaron el trabajo coordinado de la promoción y difusión de los programas académicos en las distintas zonas del estado incluyendo la zona Maya (Tulum Felipe Carrillo Puerto).
Las Unidades Académicas acordaron crear una imagen juvenil que involucre a alumnos de las distintas carreras y apoyen a la promoción y difusión.
La DGAE presentará las propuestas de las unidades académicas al Departamento de Imagen Institucional, para la nueva campaña de promoción.
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares mencionará en la próxima reunión del H. Comité Técnico de Manutención-Q.R., la necesidad de que se lleve a cabo la reunión entre los integrantes del comité, donde se homologuen los criterios que no están especificados en reglas de operación, ni en convocatoria, como, por ejemplo:
El cálculo del ingreso neto en los recibos de nómina.
El número de materias reprobadas máximas a considerarse en los estudiantes irregulares del 2do al 4to semestre.
La petición formal se realizará mediante un oficio, dirigido a la Dirección de Becas de la SEQ.
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares mencionará en la próxima reunión del H. Comité Técnico de Manutención-Q.R., la necesidad de realizar adecuaciones al Sistema Estatal de Manutención-Q.R., para incorporar los documentos no considerados para carga individual en el apartado de Adjuntos, de acuerdo a la última convocatoria operada (extraordinaria), como son: comprobante de prospera, constancia de pertenencia a comunidad indígena y la Constancia de no licenciatura. Sobre este último documento, se propondrá a la Dirección de Becas de SEQ, sea automatizada su generación a través del Sistema Estatal de Manutención-Q.R., así como se genera la carta protesta.
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares propondrá a la Dirección de Becas de los Servicios Educativos de Quintana Roo, que la próxima reunión de confronta del proceso de selección 2018-2019 se lleve a cabo en la zona norte de Quintana Roo.
Los homólogos de las unidades académicas se comprometen a enviar la información de los alumnos becados solicitada por el Departamento de Becas y Prácticas Escolares, en los tiempos y formato(s) requeridos, ya que será empleada como insumo estadístico para los reportes de solicitados por la Dirección General de Planeación, Armonización Contable, la Unidad de Transparencia, la Secretaría de Educación del Estado de Quintana Roo, entre otras instancias.
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares se compromete a compartir la información de los alumnos becados con los homólogos de las unidades académicas de los ciclos anteriores al vigente a través de la página de la universidad (sección de becas), sección de indicadores de la ficha de proceso de becas en el SICG y One Drive. La información del ciclo escolar vigente a través del One Drive.
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares diseñará una encuesta de medición de impacto de la Beca Congreso, con la finalidad de establecer una encuesta de medición de satisfacción y desempeño de este programa de becas. Esta encuesta será llenada en digital (Google forms) y se aplicará previo al último pago de la beca. La información capturada de esta encuesta será el insumo para elaborar el reporte de medición de satisfacción del proceso en el Sistema de Gestión de la Calidad de la universidad.
Para incentivar la participación en las Becas de Titulación de las unidades académicas, el Departamento de Becas y Prácticas Escolares se compromete a verificar con el Área de Titulaciones, la manera que aplicaría la integración del comprobante de pago de Derechos de Titulación para la asignación de la fecha de titulación, en el caso de que el egresado sea candidato y obtenga la beca de titulación del congreso.
Para el Servicio Becario, se acuerda dar prioridad de asignación al Departamento de Becas y Prácticas Escolares y los Departamentos de Gestión y Servicios Estudiantiles de las unidades académicas, con la finalidad de reforzar las actividades de dichos departamentos y aligerar la carga laboral actual. La DGAE presentará propuesta de fechas de Graduación de las unidades Académicas Playa del Carmen, Cozumel y Chetumal, con anticipación para tener una mejor logística del evento.
El Departamento de Becas y Prácticas Escolares se compromete a enviar a los homólogos de las Unidades Académicas el Convenio de Becas de Congreso, el Anexo del convenio y la Ratificación del convenio 2018, a más tardar el 28 de Mayo del 2018.
Con los documentos enviados del convenio, anexo y ratificación, los homólogos de las unidades académicas se comprometen a desarrollar una propuesta de convocatoria de Becas Congreso 2019, para elaborar en coordinación del Departamento de Becas y Prácticas Escolares la propuesta de modificación del convenio de congreso y su anexo correspondiente, para el 2019. Esta propuesta de convocatoria, será enviada a más tardar en la segunda semana de noviembre.
Para agilizar el pago de la beca como lo solicita la normatividad fiscal vigente a través de transferencia bancaria, se acuerda incluir en la próxima convocatoria (2019) a nivel de requisito y documento información bancaria de cuenta y CLABE. Se analizará la pertinencia de diseñar un formato que acompañe la copia de comprobante de datos bancarios, o en su caso incluirlo en el formato de solicitud de la beca, con la finalidad de obtener los datos bancarios en forma ordenada y completa.
La DGAE a través del Depto. Control Escolar se hará entrega de los sellos a las Unidades académicas Cozumel, Cancún y Playa del Carmen con la finalidad de llevar acabo los procesos de las firmas de las actas de examen de titulación para apoyar a los procesos de cada unidad.
Se acordó que cada una de las Unidades Académicas trabajará con su proceso antecesor y sucesor con el fin de tomar en cuenta el impacto de cada uno, especialmente cuando estos involucren tiempos de envío entre unidades académicas.
Se acordó tener reuniones cada tres meses con las unidades académicas con el fin de mantener una comunicación efectiva y actualizada.
Las Unidades Academias acordaron el trabajo coordinado de la promoción y difusión de los programas académicos en las distintas zonas del estado incluyendo la zona Maya (Tulum Felipe Carrillo Puerto).
Las Unidades Académicas acordaron crear una imagen juvenil que involucre a alumnos de las distintas carreras y apoyen a la promoción y difusión.
La DGAE presentará las propuestas de las unidades académicas al Departamento de Imagen Institucional, para la nueva campaña de promoción.
Adjuntos
Documento del informe de la comisión
Datos de la información
Periodo de actualización
octubre - diciembre
Fecha de validación de la información
Área(s) o unidad(es) administrativas que genera(n) o posee(n) la información
direccion general de administracion y finanzas
Importe total de la comisión
5605.00